Für Autohäuser mag ein Zustrom von Fahrzeugen im Servicebereich wie ein schönes Problem erscheinen. In Wirklichkeit ist die Tatsache, dass mehr Aufträge angenommen werden, als man bewältigen kann, ein Indikator dafür, dass ein Engpass im Unternehmen behoben werden muss.
Wie wichtig eine Software für die automatische Terminplanung ist, wird deutlich, wenn unzufriedene Kunden abwandern und den Service woanders in Anspruch nehmen.
Wie behältst du und dein Team derzeit den Überblick über jedes Auto, das in deine Werkstatt kommt, und über den Stand des Reparaturprozesses?
Vielleicht gehst du oder ein Vorarbeiter in der Werkstatt umher, um zu sehen, wie die Reparaturen vorankommen. Oder du verlässt dich darauf, dass alle Mitarbeiter aktuelle Informationen auf ein Whiteboard schreiben.
Diese Methoden können ziemlich schnell, kompliziert und ineffektiv werden. Zum einen sind sie fehleranfällig – was ist, wenn zum Beispiel ein Techniker vergisst, den neuesten Stand einer Reparatur auf die Tafel zu schreiben?
In diesem Fall kann es passieren, dass ein Serviceberater nicht merkt, dass sich die Dinge vor dem Zeitplan bewegen, und einen vorbeikommenden Kunden abweist.
Für eine Reparatur ist es oft erforderlich, die Werkstatt innerhalb der Geschäftszeiten anzurufen. Das kann für Kunden, die tagsüber arbeiten, eine frustrierende Erfahrung sein.
Für kleinere Kfz-Reparaturbetriebe ist es unter Umständen nicht praktikabel, einen eigenen Mitarbeiter einzustellen, der Anrufe entgegennimmt. Stattdessen muss ein Mechaniker diese Aufgabe übernehmen, was ihn von der Arbeit ablenkt, die eigentlich Geld für das Unternehmen einbringt.
Diese Methoden nehmen auch viel Zeit in Anspruch. Wenn du beispielsweise den ganzen Tag in der Werkstatt herumläufst, um den aktuellen Stand der Arbeit zu erfahren, kannst du diese Zeit stattdessen nutzen, um die Marketingaktivitäten deiner Werkstatt zu intensivieren oder dein Geschäft auszubauen.
Ein gesundes Gleichgewicht zwischen der Anzahl der Fahrzeuge in deinem Servicezyklus und der Anzahl der Techniker in deinem Team zu finden, ist keine leichte Aufgabe, aber es ist eine, die einen erheblichen Einfluss auf den Erfolg jedes Autohauses hat.
Die gute Nachricht ist, dass es Software und Tools gibt, wie z. B. Software für die Terminplanung, die auch als Software für die Routenplanung bezeichnet wird, digitale Händlersoftware und Tools, die bei der Terminverwaltung helfen.
In Kombination mit einer Produktivitäts-Effizienz helfen diese Software und Tools den Autohäusern, mit höchster Effizienz zu arbeiten. Im Folgenden werfen wir einen Blick auf die Rolle der Software für die automatische Terminplanung und darauf, wie sie die Funktionen eines Kfz-Betriebs verbessern kann.
Was ist eine Werkstatt-Terminplaner-Software?
Es handelt sich um eine Online-Geschäftsverwaltungssoftware, die dich bei der Verwaltung deiner Autowerkstatt unterstützt. Ein Hauptmerkmal des Systems ist die Möglichkeit für Kunden, Onlinebuchungen für deine Dienstleistungen 24/7 vorzunehmen.
Software für die Terminplanung in der Kfz-Werkstatt hilft dir, während des gesamten Reparaturprozesses den Überblick über jedes Fahrzeug in deiner Werkstatt zu behalten. Es ist wichtig, dass die Lösung, für die du dich entscheidest, mehrere Schlüsselfunktionen hat, einschließlich der Integration mit anderen Tools.
Mit Terminsoftware kannst du Termine mit dem Zeitplan deines Mechanikers koordinieren, um maximale Effizienz zu erreichen. Du kannst die Software auch verwenden, um während des Buchungsprozesses Zahlungen und Anzahlungen entgegenzunehmen.
Und mithilfe von Benachrichtigungen kannst du sicherstellen, dass deine Kunden darüber informiert werden, wann du dein Fahrzeug abgeben musst.
Eine Software kann dir unter anderem helfen:
- Administrative Aufgaben minimieren
- Deine Kunden zu ermutigen online zu Terine zu buchen.
- Erinnere deine Kunden an ihre Termine und daran, wann sie ihren nächsten Service planen müssen.
- Passe Terminarten wie Ölwechsel, Diagnose oder Reifenwechsel an, um den Zeitplan deiner Werkstatt effizient zu gestalten.
Mit Terminplaner kannst du ganz einfach alle Buchungen einsehen und ändern, Erinnerungen für anstehende Termine versenden, die Zeitpläne Ihrer Mechaniker überprüfen, Kalender synchronisieren, deine Dienstleistungen in sozialen Medien bewerben und vieles mehr.
Was sind die Vorteile einer Autoservice-Planungssoftware?
Mit einer Software für die Reparaturplanung hast du und dein Team mehr Kontrolle über die Zeit in deiner Werkstatt. Anstatt mühsam verschiedene Informationen aus der ganzen Werkstatt zu erhalten, kannst du alle den Status jeder Reparatur von jedem mit dem Internet verbundenen Gerät aus überprüfen.
Ein weiterer Vorteil der Software für die Reparaturplanung ist, dass dein Team weniger Fehler macht, wenn es darum geht, Kunden über den Status ihrer Fahrzeuge zu informieren. Bevor er sich mit einem Kunden in Verbindung setzt, kann ein Serviceberater das System überprüfen, um eine genauere Einschätzung der verbleibenden Zeit für die Reparatur zu erhalten.
Eine leistungsfähige Software für Werkstatt schafft einen rationalisierten Prozess, der letztlich zu schnelleren Durchlaufzeiten und damit zu weniger verpassten Gelegenheiten führt.
Techniker und Serviceberater müssen sich nicht mehr gegenseitig auf dem Laufenden halten, sondern können jede Reparatur effizient abarbeiten, wodurch der Zeitplan der Werkstatt für weitere Reparaturen geöffnet wird. Und je mehr Fahrzeuge deine Werkstatt annehmen kann, desto höher ist die Anzahl der Fahrzeuge und das Gewinnpotenzial deiner Werkstatt.
Hilft, die Produktivität zu verfolgen
Die richtige Anzahl von Fahrzeugen und Servicetechnikern führt zu einem effizienteren Arbeitsablauf, der die Produktivität und den Durchsatz des Unternehmens unterstützt. Eine Software rationalisiert den Kundenkreislauf – von der Terminplanung bis zur Verfolgung und Überwachung der Zahlung. Der Prozess wird effizienter durch:
- Eliminierung von Doppelbuchungen
- Automatisierung von wiederkehrenden Terminen
- Speicherung von Kundeninformationen an einem Ort
- Versorgung der Kunden mit idealen Terminen
Reduzieren von Kosten und Zeit sparen
- Verlege dein gesamtes Terminmanagement online
- Automatische Synchronisierung neuer Termine mit deinem Kalender
- Organisiere den Zeitplan deines Teams auf einfache Weise
Überblick über Kundenprojekte mit Kundenverwaltungstools.
- Befähige deine Kunden, Termine selbst zu verwalten
- Verfolge den Verlauf von Kundenprojekten mit Kundenverwaltungstools
- Erhöhe die Kundenbindung durch das Angebot von Gutscheinen und Service-Punkten
Vereinfache deinen Arbeitstag mit webbasierter Software
- Nimm Buchungen rund um die Uhr mit einer kostenlosen Online-Buchungsseite an
- Verwalte dein Kalender, dein Personal und deine Ressourcen über mehrere Standorte hinweg.
- Versende mit Marketing Erinnerungs-E-Mails an Kunden für deine regelmäßigen Wartungs- und Service-Termine.
- Schütze dich vor verspäteten Stornierungen und vergessenen Buchungen mit einer individuellen Stornierungsrichtlinie und automatischen Erinnerungen.
Stärke deine Kundenbeziehungen.
Speichere alle deine Kundeninformationen an einem Ort, sehe, wie deine Kunden mit deinem Unternehmen interagieren und spreche sie an.
- Erstelle automatisch Kundenprofile, wenn jemand einen Autoservice über das System bucht.
- Füge Notizen in dein Kundenverzeichnis ein, um den Überblick über die Servicehistorie und die persönlichen Vorlieben deiner Kunden zu behalten.
- Sende automatische Terminerinnerungen an Kunden per SMS und/oder E-Mail.
Befähige deine Mitarbeiter.
- Rüste dein Team mit Team-Management-Tools für den Erfolg.
- Erlaube deinen Mitarbeitern, sich anzumelden, um ihre Kalender selbst zu sehen und zu verwalten.
- Weise den verschiedenen Rollen in deinem Unternehmen unterschiedliche Berechtigungen zu.
24/7 Online Buchung
Kunden können zu jeder Tageszeit eine Buchung vornehmen. Bei der Einrichtung deines Buchungsformulars gibst du einen verfügbaren Termin für das abzugebende Fahrzeug ein. Für Aufträge, die ausgeführt werden können, während der Kunde wartet, kannst du die Buchungszeiträume an die Verfügbarkeit deiner Mechaniker anpassen. Du kannst auch eine beliebige Dauer für diesen Termin wählen.
Einfache Integration in deine Website
Die Software kann in nur wenigen Minuten auf jeder WordPress-basierten Website installiert werden. Nach der Integration in deine Website verfügst du über ein System, das Formulare einfach durch Ausfüllen der erforderlichen Felder erstellen kann.
Eine Reihe von Zahlungsoptionen
PayPal, Stripe, Mollie & Square, das System arbeitet mit einigen der beliebtesten Online-Zahlungsoptionen wie PayPal, Stripe und Authorize.net zusammen. Du kannst die weltweit beliebtesten Zahlungssysteme integrieren.
Du kannst wählen, ob du die volle Zahlung während der Kaufabwicklung, eine Anzahlung oder gar keine Zahlung akzeptierst. Über das Administrationspanel kannst du überprüfen, welche Zahlungen von welchen Kunden getätigt wurden.
Extraservices hinzufügen
Das System verfügt über eine großartige Funktion, die es dir ermöglicht, zusätzliche Dienstleistungen und Upsells anzubieten, während du im Voraus buchst.
Verwaltung mehrerer Standorte
Wenn du dein Kfz-Geschäft von verschiedenen Standorten aus betreibst, kannst du problemlos mehrere Standorte einrichten und verwalten.
Wiederkehrende Termine
Je nach den von dir angebotenen Dienstleistungen kannst du deinen Kunden die Möglichkeit bieten, einen Termin für eine bestimmte Zeit oder mehrere Tage zu vereinbaren.
Steuern
Mit der Steuerfunktion kannst du ganz einfach eine Steuergebühr zu deinen Dienstleistungen hinzufügen.
Gutscheine & Geschenkkarten
Du kannst Gutscheine und/oder Geschenkkarten erstellen und verwalten und sie deinen Kunden in begrenzter oder unbegrenzter Anzahl anbieten.
Anpassbares Design des Buchungspanels
Das Widget Terminbuchung bietet eine große Auswahl an Farben für dein Unternehmen, die zu deiner Website passen.
Maßgeschneiderter Formularersteller
Bitte deinen Kunden, spezielle Felder auszufüllen, eine Adresse hinzuzufügen oder Dokumente hochzuladen, bevor sie zum Termin kommen.
Rechnungen
Mit Terminplaner Software hast du die Möglichkeit, Rechnungen über deine Dienstleistungen automatisch als PDF zu versenden.
Berichte
Es ist jetzt einfacher, dein Geschäft mithilfe der Berichtsfunktion zu analysieren und eine detailliertere Analyse mit den 4 Diagrammen zu erstellen.
Terminerinnerungen
Helfe deinen Kunden, sich an ihre Autowartungstermine zu erinnern und diese zu bestätigen – mit vollständig anpassbaren E-Mail-, Spracherinnerungen und dem automatischen SMS-Service.